Mitarbeiterbefragungen für mittelständische Unternehmen

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Eine Mitarbeiterumfrage beantwortet Ihnen viele ungeklärte Fragen: Welche Aspekte sind Ihren Mitarbeitern besonders wichtig? Wie wirken sich bestimmte Maßnahmen auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus? Worauf ist erhöhte Fluktuation im Unternehmen zurückzuführen? Wie schneidet Ihr Unternehmen im Vergleich zum Wettbewerb ab? Und was können Sie tun, um Ihre Mitarbeiter zu halten? PHIMEA ist ein erfahrener Anbieter für Mitarbeiterbefragungen und hat sich auf mittelständische Unternehmen spezialisiert. Zusammen mit Ihnen können wir all diese Fragen beantworten. Nutzen Sie das Potenzial einer Mitarbeiterbefragung! Wir begleiten Sie durch den gesamten Prozess: Von der Bereitstellung eines professionellen Fragebogens, über die Durchführung der Mitarbeiterbefragung bis zur Analyse der Daten. Den Abschluss bildet ein ausführlicher Termin zur Präsentation und Besprechung der Ergebnisse.

Warum sollten Sie eine Mitarbeiterbefragung durchführen?

Mitarbeiterbefragung als Instrument

Eine Mitarbeiterbefragung ist für Sie das richtige Instrument, wenn Sie …

  • erkennen wollen, wie die Mitarbeiter ihre Arbeit und ihr Arbeitsumfeld einschätzen.
  • eine ehrliche Meinung haben möchten, wie es um die Mitarbeiterzufriedenheit bestellt ist.
  • herausfinden wollen, welche Aspekte besonders positiv gesehen werden oder kritisch sind.
Vorteile einer Mitarbeiterbefragung

Die Vorteile einer Mitarbeiterbefragung für Ihre Mitarbeiter liegen darin …

  • ihre Meinung ausführlich zu äußern und somit ein Gefühl der Mitbestimmung zu erleben.
  • Kritik und Anregungen anzubringen sowie konkrete Optimierungen vorzuschlagen.
  • durch anschließende Maßnahmen eine Verbesserung ihrer Arbeitsbedingungen zu ermöglichen.
Nutzen von Mitarbeiterbefragungen

Ihr Nutzen, wenn Sie mit uns als Anbieter für Mitarbeiterbefragungen arbeiten …

  • aus einem Portfolio an Leistungen nur das zu beauftragen, das Sie wirklich brauchen.
  • einen zuverlässigen Partner an Ihrer Seite zu haben, der Sie in allen Phasen unterstützt und flexibel agieren kann.
  • Erfahrung im Personalbereich gepaart mit der nötigen psychologischen und analytischen Kompetenz mitbringt.

Wir sind Anbieter für Mitarbeiterbefragungen. Wobei können wir Sie unterstützen?

1. Nutzung unserer Fragebogenlizenz

Falls Sie bereits einen Fragebogen entwickelt haben, können Sie diesen einsetzen oder wir optimieren diesen für Sie. Oder Sie nutzen unseren Mitarbeiterfragebogen im Rahmen einer Lizenzvereinbarung. Dieser ist für mittelständische Unternehmen konzipiert. Mehr zum Erwerb einer Lizenz erfahren Sie im Menüpunkt Mitarbeiterfragebogen.

2. Durchführung der Mitarbeiterbefragung

Darauf können Sie sich verlassen: Die Mitarbeiterumfrage erfolgt vollständig anonymisiert und nach datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Es ist eine schriftliche Befragung möglich oder eine Onlinebefragung. Für letztere stellen wir Ihnen die nötige IT-Infrastruktur als optionales Angebot zur Verfügung. Vorab können Sie die Befragung ausgiebig testen.

3. Statistische Analysen und Auswertungen

Was bringt Ihnen die Auswertung? Neben dem Messen der Mitarbeiterzufriedenheit wird die aktuelle Situation im Unternehmen dargestellt. Des Weiteren können mit komplexen statistischen Modellen Aussagen über die Wichtigkeiten einzelner Bereiche getroffen werden. Zusätzlich werden Unterschiede zwischen Gruppen, z. B. verschiedenen Abteilungen oder Standorten, analysiert.

4. Präsentation der Ergebnisse

Wir machen die Ergebnisse sichtbar und präsentieren sie mit aussagekräftigen Grafiken. Wir empfehlen Ihnen, diese anschließend in einem Workshop gemeinsam zu diskutieren. Wir geben Ihnen konkrete Handlungsempfehlungen an die Hand. Damit haben Sie eine Basis für zukünftige Entscheidungen und eine Grundlage für einen Maßnahmenkatalog. Nun können Sie nötige Veränderungsprozesse anstoßen.

5. Umsetzung von Maßnahmen

Sind die nötigen Schlüsse gezogen, können Sie nun die entsprechenden Maßnahmen planen und umsetzen. Führungskräfte und Mitarbeiter werden über die Ergebnisse informiert. Gerne begleiten wir Sie auch bei der Evaluation folgendener Mitarbeiterbefragungen, wie die Maßnahmen angenommen wurden und welche Wirkung erzielt wurde.

Die Mitarbeiterbefragung selbst durchführen oder durchführen lassen? Sie haben die Wahl!

Möchten Sie das ganze Paket oder interessieren Sie sich nur für einzelne Leistungen? Wählen Sie aus, was zu Ihnen passt. Als Anbieter für Mitarbeiterbefragungen bieten wir viele Services an. Benötigen Sie nur einen Mitarbeiterfragebogen, so können Sie eine entsprechende Lizenz erwerben. Mehr Informationen zum Fragebogen und zur Lizenz finden Sie im Menüpunkt Mitarbeiterfragebogen. Planen Sie, die Mitarbeiterbefragung selbst durchzuführen und möchten unsere Unterstützung nur für die Auswertung heranziehen, ist dies ebenfalls problemlos möglich. Gerne führen wir Ihre Mitarbeiterbefragung aber auch ganzheitlich mit persönlichem Ansprechpartner durch. Passend zu Ihren Anforderungen und Ihrem Budget, können Sie aus verschiedenen Packages wählen.

Basic

  • Fragebogenlizenz
  • Grundlegende deskriptive Auswertungen
  • Professionelles Reporting

Professional

  • Fragebogenlizenz
  • Durchführung der Befragung als Paper-Pencil oder Online-Version
  • Grundlegende deskriptive Auswertungen
  • Fortgeschrittene explorative statistische Analysen
  • Professionelles Reporting

Premium

  • Fragebogenlizenz
  • Individualisierung des Fragebogens
  • Durchführung der Befragung als Paper-Pencil oder Online-Version
  • Grundlegende deskriptive Auswertungen
  • Fortgeschrittene explorative statistische Analysen
  • Professionelles Reporting
  • Individueller Workshop zu den Methoden und Ergebnissen

Professionelle Auswertungen
und statistische Analysen
für bessere HR-Entscheidungen.

Entwicklung der Mitarbeiterzufriedenheit
Auswertung der Mitarbeiterbefragung
Rücklauf der Mitarbeiterbefragung
Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung

Feedback unserer Kunden

„Herr Kirst hat für uns eine Führungskräftebeurteilung ausgewertet, die flächendeckend für den gesamten Caritasverband Rhein-Sieg ausgerollt wurde. Dabei hat er uns im gesamten Zeitraum engmaschig und kompetent begleitet. Bereits im Vorfeld gab es einen ausführlichen Austausch, um ein individuelles und passgenaues Angebot für uns erstellen zu können. Er hat uns gute Tipps zur Ergänzung unserer Befragung gegeben und war für Rückfragen immer erreichbar.

Ich habe Herrn Kirst als äußerst kompetenten Fachkollegen kennengelernt, der flexibel und schnell auf Anfragen und geänderte Rahmenbedingungen reagiert. Die Ergebnisdarstellung war übersichtlich und in der Besprechung wurden klare Handlungsfelder deutlich. Neben seiner fachlichen Kompetenz und Flexibilität überzeugt Herr Kirst vor allem durch den persönlichen Kontakt während der Zusammenarbeit. Man merkt schnell, dass ihm die Arbeit großen Spaß macht. Gerne werden wir auch bei künftigen Befragungen wieder mit ihm zusammenarbeiten.“

— Kathrin Wendler, Projektleiterin, Caritasverband Rhein-Sieg e.V.

Logo Caritas

„Im Zeitraum vom 11.10. – 26.11.2019 haben wir unsere Mitarbeiterbefragung im Unternehmen durchgeführt. Herr Kirst hat uns bei unserem Projekt im Vorfeld beratend zur Seite gestanden und maßgeblich zum Erfolg beigetragen. Wir haben ein Feedback aus Beschäftigtensicht zu den arbeits- und leistungsrelevanten Aspekten erhalten und Optimierungspotenziale erkannt.

Während unserer Zusammenarbeit haben wir Herrn Kirst als äußerst zuverlässige, kompetente und engagierte Person kennengelernt und ihn dafür geschätzt. Aus diesen Gründen halte ich PHIMEA für weitere Projekte im Bereich der Mitarbeiterbefragung für sehr qualifiziert und möchte sie potenziellen Auftraggebern ohne jeden Vorbehalt als Dienstleister empfehlen.“

— Klaus-Rainer Schmidt, Geschäftsführer, VETRO Verkehrselektronik GmbH

Logo VETRO

„Es war von Beginn an eine sehr gute und konstruktive Zusammenarbeit. Herr Kirst hat es sehr gut verstanden, unseren Bedarf zu eruieren und uns ein individuelles Angebot zu erstellen. Die Projektplanung war stringent mit klaren Absprachen und einer realistischen Zeitplanung. Die Meilensteine waren klar definiert und gut erreichbar.

Die Erstellung des Fragebogens war konstruktiv und kundenorientiert agiert. Er stand jederzeit für Rückfragen und Absprachen zur Verfügung. In der Phase des „go-live“ der Befragung fanden regelmäßige Abstimmungsgespräche statt. Seine Termintreue hat Herr Kirst mit der Präsentation der Ergebnisse bewiesen.“

— Claudia Mandrysch, Geschäftsführerin, cse gGmbH

Logo CSE

„Wir haben Herrn Kirst für eine systematische Mitarbeiterbefragung in unserem Unternehmen kontaktiert, da er auf mittelständische Unternehmen (50 – 1.000 Personen) spezialisiert ist. Die Kontaktaufnahme verlief unkompliziert. Der standardisierte Fragebogen fragt alle Bereiche eines Unternehmens ab und ist somit für eine erste Mitarbeiterbefragung genau richtig. Weiterhin hat die Anpassung des Fragebogens an unser Unternehmen sehr gut funktioniert.

Wir hatten die gesamte Zeit über einen persönlichen Ansprechpartner, der flexibel und kurzfristig Änderungen umsetzte. Die Ergebnisse wurden uns schnell mit verständlichen Grafiken präsentiert. Zusätzlich haben wir einige Items diskutiert und Handlungsempfehlungen erhalten. Während aller Phasen wurden wir sehr gut beraten und unterstützt. Für eine erneute Befragung können wir uns vorstellen, Herrn Kirst ein weiteres Mal anzusprechen.“

— Sandra Korona, Human Resources, CONTA-CLIP Verbindungstechnik GmbH

Logo CONTA-CLIP

Interesse geweckt? Noch Fragen? Jetzt Beratungsgespräch vereinbaren.

Erik Kirst

Um gemeinsam die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern, wollen wir Sie und Ihr Unternehmen kennenlernen und verstehen. Das ist unser Weg zu einer vertrauensvollen Zusammenarbeit.

Das ist wichtig für uns zu wissen: Warum möchten Sie eine Mitarbeiterbefragung durchführen? Welche Ziele haben Sie? Welche Fragen sollen beantwortet werden? Wie groß ist das Unternehmen, wie viele Mitarbeiter sollen insgesamt befragt werden? Was macht Ihr Unternehmen besonders, welche Eigenschaften sind zu berücksichtigen? Wie viele Standorte gibt es? Diese Informationen helfen uns, Sie optimal zu beraten und ein maßgeschneidertes Angebot zu erstellen.

Nur so kann die Mitarbeiterbefragung Zufriedenheit und Erfolg bringen.

Ihr Erik Kirst

Die wichtigsten Fragen rund um Mitarbeiterbefragungen

Wer sollte eine Mitarbeiterbefragung durchführen?

Kurz und knapp: Jedes Unternehmen, das nachhaltig erfolgreich sein möchte und einen umfangreichen Blick auf die Meinung der Mitarbeiter erhalten will. Die konkrete Umsetzung erfolgt durch das Messen der Mitarbeiterzufriedenheit und sollte alle relevanten Bereiche des Arbeitsalltags miteinschließen.

Ziel ist es, Stärken und Schwächen im Unternehmen zu identifizieren, um anschließend Maßnahmen und Veränderungsprozesse anzustoßen. Somit können gute Mitarbeiter gehalten werden, Fehlzeiten und Fluktuation werden gesenkt. Gerade in Zeiten einer sich im Wandel befindenden Arbeitswelt ist es essenziell, gute Mitarbeiter langfristig an die Organisation zu binden. Voraussetzung dafür ist eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit.

Viele Studien haben übrigens recht eindrucksvoll bewiesen, dass Unternehmen, die regelmäßig Mitarbeiterbefragungen einsetzen, erfolgreicher sind als ihre Wettbewerber. Mittelständische Unternehmen bilden dabei keine Ausnahme.

Welche rechtlichen Vorgaben bei einer Mitarbeiterbefragung müssen beachtet werden?

Mitarbeiter- und Personalbefragungen müssen freiwillig und anonym sein. Bei der Auswertung von Mitarbeiterbefragungen muss darauf geachtet werden, dass die einzelnen Organisationseinheiten (wie Abteilung oder Standort) ausreichend mit Mitarbeitern besetzt sind.

Es gibt hier zwar keine gesetzlichen Vorgaben, aber pro Einheit sollte die Anzahl der Mitarbeiter mindestens 7 betragen. Es gibt auch Quellen, die etwas liberaler sind und nur 5 Mitarbeiter pro Einheit verlangen, andere sprechen von mindestens 10 Mitarbeitern.

Gibt es eine Arbeitnehmervertretung, so sollte sie über das Projekt informiert und ggf. involviert werden.

Wenn Sie weitere Informationen und Details zum Thema benötigen, können wir Sie gern dazu beraten.

Was kostet eine Mitarbeiterbefragung?

Hier kann man leider keinen pauschalen Betrag nennen, da sich eine Mitarbeiterumfrage aus vielen Positionen zusammensetzt, z. B.:

Muss erst ein Fragebogen erstellt werden oder liegt dieser bereits vor? Ist die nötige IT-Struktur vorhanden, um die Mitarbeiter online zu befragen? Oder soll die Befragung schriftlich erfolgen? Wie tief soll die Auswertung der Mitarbeiterbefragung gehen, ist ein Gesamtbericht für alle Einheiten ausreichend oder müssen Einzelberichte erstellt werden?

All diese Punkte machen den Aufwand einer Mitarbeiterbefragung aus und dementsprechend auch die Kosten. Eine erste grobe Abschätzung können wir Ihnen aber nach einem kostenfreien Erstgespräch geben.

Wie lange dauert die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung?

Bei guter Planung wird am Anfang der Zusammenarbeit eine Timeline mit allen Verantwortlichen erstellt. Sie ist der rote Faden für alle Prozessschritte. Die folgenden Werte können Ihnen eine ungefähre Orientierung geben:

Nach einem ausführlichen Kick-off Termin beginnt man mit der Erstellung oder Anpassung des Mitarbeiterfragebogens. Erfahrungsgemäß ist dieser Schritt innerhalb von 2 Wochen abgeschlossen, parallel dazu sollte das interne Marketing anlaufen. Die Mitarbeiter müssen vorab über die Befragung informiert werden. Insbesondere, dass die Mitarbeiterbefragung die Zufriedenheit der Beschäftigten erfassen soll.

Die Dauer der eigentlichen Befragung, also die Erhebungsphase, hängt maßgeblich von der Größe und der Jahreszeit ab. Liegen Ferien oder Urlaubszeiten im Befragungszeitraum, muss die Dauer verlängert werden. Man sollte flexibel auf den Rücklauf reagieren können. Ist dieser zu gering, sollte man über eine Verlängerung nachdenken.

Für die Aufbereitung der Daten, die statistischen Auswertungen und die Analysen der Mitarbeiterzufriedenheit sollte man 3 – 4 Wochen einplanen. Anschließend können die Ergebnisse bei einem persönlichen Termin oder via Online- oder Telefonkonferenz detailliert besprochen werden.

Zusammengefasst ist ein Zeitrahmen von 2 bis 3 Monaten für eine Mitarbeiterbefragung in einem mittelständischen Unternehmen realistisch und durchaus umsetzbar.

Was ist eine gute Rücklaufquote bei einer Mitarbeiterbefragung?

Generell gilt: Je mehr, desto besser! Bei Mitarbeiterumfragen handelt es sich in der Regel um Vollerhebungen, keine Stichproben. Je mehr Mitarbeiter sich beteiligen, desto aussagekräftiger sind die Ergebnisse.

Außerdem gilt: Je größer das Unternehmen, desto geringer die Quote. In einem Konzern ist man mit einer Quote von 50 % schon zufrieden, in mittelständischen Unternehmen sollte die Messlatte höher sein. Aus methodischen Gründen sollte man versuchen, mindestens 60 % Rücklauf zu generieren, mehr als 70 % gelten bereits als sehr gut und ab 75 % ist die Quote hervorragend.

Ist die Quote zu gering, sollten zunächst die Gründe dafür gefunden und analysiert werden. Oftmals ist dies bereits ein Indiz für eine unterdurchschnittliche Mitarbeiterzufriedenheit.

Welche sind die wichtigsten Phasen einer Mitarbeiterbefragung?

Kurz und knapp:

1. Planung und Konzeption (ggf. Fragebogenerstellung oder Anpassung)
2. Erhebungsphase (Durchführung der Mitarbeiterbefragung)
3. Datenmanagement und Auswertungsphase
4. Berichtserstellung und Ergebnisbesprechung
5. Umsetzungsphase

Muss ich die IT-Struktur für eine Onlinebefragung selbst bereitstellen?

Nein. PHIMEA kann Ihnen die komplette IT-Plattform für Ihre Online-Mitarbeiterbefragung zur Verfügung stellen.

Eingeschlossen ist die Programmierung, die Anpassung an Ihr Corporate Design und die Bereitstellung einer Testphase. Läuft die Befragung, werden Sie engmaschig über den Rücklauf informiert.

Dies ist auch als einzelne Leistung buchbar.

Was ist eine Hybridbefragung?

Eine Hybridbefragung setzt sich aus einer schriftlichen und einer digital gestützten Befragung zusammen.

Etwas ausführlicher: Es gibt zwei wesentliche Formen zur Durchführung einer Mitarbeiterbefragung.
Zum einen kann eine Online-Befragung durchgeführt werden, der Zugriff auf die Software erfolgt mittels üblicher Browser. Inzwischen ist es mit den meisten Tools möglich, auch via Tablet oder Smartphone auf die Befragung zuzugreifen.

Diese Erhebungsform bietet einige wichtige Vorteile: Die Daten liegen bereits digital vor und müssen nicht mehr gesondert erfasst werden. Durch die vorgegebene Maske sind keine Datenfehler möglich. Ein Schutz der Befragung via Passwort ist möglich.

Im Gegensatz dazu gibt es auch schriftliche Mitarbeiterbefragungen, manchmal als Paper-Pencil-Befragungen bezeichnet. Sie kommen eigentlich nur noch dann zum Einsatz, wenn digitale Befragungen nicht möglich sind. Sind beispielsweise die Befragten nicht IT-affin genug bzw. kennen sich mit Computern nicht aus oder haben darauf keinen Zugriff, muss schriftlich befragt werden. Der größte Nachteil ist, dass Fragebögen schlecht lesbar sein können, Fragen ausgelassen werden oder die Daten meist händisch erfasst werden müssen.

Kombiniert man eine schriftliche Befragung mit einer Onlinebefragung so spricht man von einer Hybridbefragung.

Unser Unternehmen möchte eine Mitarbeiterbefragung durchführen. Was ist bei der Fragebogenerstellung besonders zu beachten?

Zunächst ist es wichtig, die Mitarbeiterbefragung anzukündigen und anonym durchzuführen, um ein hohes Commitment und eine hohe Rücklaufquote zu erreichen. Außerdem sollte in der Ansprache herausgestellt werden, dass die Mitarbeiterbefragung nicht nur für das Unternehmen selbst, sondern vor allem auch für die Mitarbeiter einen hohen Nutzen mit sich bringt.

Bei den Formulierungen sollten Sie darauf achten, dass die Fragen eindeutig gestellt werden und alle Bereiche, die für die Mitarbeiter wichtig sind, abgefragt werden. Zudem sollten Blöcke, die inhaltlich ähnlich sind, gebildet werden (z. B. Betriebsklima, Umgang und Zusammenarbeit mit Kollegen usw.).
Ein weiterer Punkt betrifft die Skalenbildung, diese sollten möglichst bipolar sein und ausreichende Antwortoptionen (mindestens 5 Stufen) bereitstellen. Mehrfachantworten sind nicht empfehlenswert, da sie statistisch nicht optimal ausgewertet werden können.

Zusätzlich zu den Items sollten Sie Aufbruchvariablen definieren und diese mit erheben, um bei den späteren Analysen Unterschiede zwischen Gruppen (z. B. Abteilungen, jungen und älteren Mitarbeitern) aufdecken zu können. Mehr zum Thema erfahren Sie auch auf der Seite Mitarbeiterfragebogen.

Als Personalleiterin möchte ich im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung besonders auf die Mitarbeiterzufriedenheit und die psychische Gefährdungsbeurteilung eingehen. Was ist dabei zu beachten?

Das Messen der Mitarbeiterzufriedenheit ist elementarer Teil einer jeden Mitarbeiterbefragung. Sie sollten daher ausreichend Items einsetzen, um diese für alle relevanten Bereiche zu erheben, zusätzlich sollte auch die Gesamtzufriedenheit mit erfragt werden. Diese Skala sollte mindestens 7 Stufen aufweisen, um ausreichend differenzieren zu können. Es ist dann bei der späteren Analyse auch leichter, Variabilität statistisch aufzuklären und Gründe für Unterschiede zwischen Gruppen aufzudecken.

Auch empfiehlt sich eine turnusmäßige Befragung, bei der die Werte verglichen werden können und somit ein Instrument zur Verfügung gestellt wird, das schwierige Entwicklungen rechtzeitig erkennen kann oder in der Lage ist, den Erfolg einer personalpolitischen Maßnahme zu evaluieren.

Zur psychischen Gefährdungsbeurteilung existieren bereits einige Fragebogenkataloge, die in Ihren individuellen Fragebogen implementiert werden können. Hier ist darauf zu achten diese – je nach Größe, Art und Branche des Unternehmens – spezifisch anzupassen.
Der Grund dafür ist, dass Stressfaktoren zwischen Organisationen deutlich variieren können, es gilt also, die relevanten Faktoren zu identifizieren und mittels spezieller Fragetechniken zu erheben.