Mit diesem Leitfaden zur Mitarbeiterbefragung erhalten Sie einen Überblick und erste Antworten auf häufig gestellte Fragen.
Einsatz von Mitarbeiterbefragungen
Mitarbeiterbefragungen sind ein wertvolles Instrument für mittelständische Unternehmen, um eine nachhaltige und erfolgreiche Unternehmensentwicklung voranzutreiben. Insbesondere für kleinere und mittlere Unternehmen bieten die Erkenntnisse aus Mitarbeiterbefragungen entscheidende Vorteile. Durch die Anonymität von Mitarbeiterbefragungen erhalten Unternehmen ehrliches und konstruktives Feedback, das eine essenzielle Ergänzung zu persönlichen Mitarbeitergesprächen darstellt. Die positiven Effekte einer Mitarbeiterbefragung sind inzwischen empirisch gut belegt.
Die wichtigsten Fragen und Antworten zum Einsatz von Mitarbeiterbefragungen:
Warum sind Mitarbeiterbefragungen für mittelständische Unternehmen wichtig?
Große Unternehmen und global aufgestellte Konzerne haben bereits vor Jahrzehnten erkannt, welche Erkenntnisvorteile sie aus den Ergebnissen von Mitarbeiterbefragungen ziehen können, um langfristig und nachhaltig erfolgreich zu sein und Ziele zu erreichen. Auch kleine und mittelständische Unternehmen verfolgen Ziele und sollten daher Mitarbeiterbefragungen als elaboriertes Feedbackinstrument nutzen. Damit lassen sich Entscheidungen und Maßnahmen aufgrund der gewonnenen Erkenntnisse planen und umsetzen. Es geht essenziell darum, eine ehrliche Meinung der Mitarbeiter zu bestimmten Themen zu erhalten und daraufhin innerbetriebliche Optimierungen anzustoßen und umzusetzen. Mitarbeiterbefragungen kommt dabei ein besonderer Stellenwert zu – ergänzend zu persönlichen Mitarbeitergesprächen als weiterem Feedbackinstrument. Mitarbeiterbefragungen sind anonym und ebnen daher den Weg zu ehrlichem und konstruktivem Feedback. Das ist für Organisationen jedweder Branche, Standort und Größe im Rahmen der strategischen Personalarbeit sehr wertvoll.
Wann ist eine Mitarbeiterbefragung sinnvoll?
Es ist ratsam, Mitarbeiterbefragungen als kontinuierliches Feedbackinstrument einzusetzen, beispielsweise um die Mitarbeiterzufriedenheit mit passenden Maßnahmen steigern zu können. Der individuelle Turnus richtet sich nach den Bedürfnissen, wobei 1 – 3 Jahre ein durchaus typischer Rhythmus sind. Diese Befragungen haben normalerweise einen inhaltlich ganzheitlichen Anspruch, sollen also alle relevanten Themen beleuchten. Darüber hinaus kann auch die psychische Gefährdungsbeurteilung, die teilweise sogar gesetzlich vorgeschrieben ist, mit inkludiert werden. Spezifische Befragungen zu bestimmten Themen – oft auch als Pulse-Checks bezeichnet – können zusätzlich zur Datenerhebung durchgeführt werden. Dabei ist die Befragungszeit meist kürzer und der Prozess schmaler.
Welche Arten von Mitarbeiterbefragungen gibt es?
Wir unterscheiden ganzheitliche und spezifische Mitarbeiterbefragungen. Ganzheitlich bedeutet, dass man sich einen Überblick über alle wichtigen Themen verschafft. Dazu gehören die Arbeitsaufgaben, die Zusammenarbeit im Team, die Einschätzung der Führungspersonen, Vergütung und betriebliche Leistungen, die Unternehmensstrategie und vieles mehr. Im Gegensatz dazu bieten sich kleinere spezifische Umfragen an, um nur ein bestimmtes Thema in den Fokus zu nehmen, dann aber ausführlich. Das kann zum Beispiel das mobile Arbeiten sein, eine Befragung zum betrieblichen Gesundheitsmanagement oder zu den Führungskräften. Die Arten von Befragungen richten sich also primär nach den inhaltlichen Zielen, weniger nach der Form der Erhebung.
Bringen Mitarbeiterbefragungen wirklich etwas?
Ja, das steht außer Frage. Organisationen und Unternehmen, die Mitarbeiterbefragungen regelmäßig nutzen, arbeiten nachhaltiger und erfolgreicher. Allerdings nur dann, wenn mit den Ergebnissen auch aktiv gearbeitet wird und diese nicht in der Schublade verschwinden. Die Forschung zum Thema ist vielfältig und die positiven Konsequenzen von Mitarbeiterbefragungen sind empirisch gut belegt.
Durchführung einer Mitarbeiterbefragung
Die erfolgreiche Durchführung einer Mitarbeiterbefragung erfordert eine sorgfältige Planung, klare Zieldefinitionen und eine transparente Kommunikation mit den Mitarbeitern. Bei der Durchführung spielt die Gestaltung des Fragebogens eine zentrale Rolle: Die Fragen sollten verständlich formuliert und gut strukturiert sein. Wichtig ist, die Anzahl der Fragen auf maximal 70 zu begrenzen, um Ermüdungs- und Abbruchquoten zu vermeiden. Datenschutz und Anonymität sind ebenfalls entscheidende Faktoren, um ehrliches Feedback zu erhalten. Die Mitarbeiter sollten vorab über die Handhabung ihrer Daten informiert werden.
Weitere Hinweise zur Durchführung einer Mitarbeiterbefragung finden Sie in den Antworten der folgenden häufig gestellten Fragen:
Wie führe ich eine Mitarbeiterbefragung erfolgreich durch?
Bei der Planung sollten Sie darauf achten, klare Erkenntnisziele zu definieren und zu formulieren. Geht es Ihnen um eine ganzheitliche Diagnostik auf betrieblicher Ebene? Möchten Sie wissen, wie die Arbeit der Führungspersonen gesehen wird? Oder stehen bestimmte Benefits und Sozialleistungen auf dem Prüfstand und soll deren Nutzen für die Belegschaft evaluiert werden? Dieser erste Schritt ist besonders wichtig – neben einer professionellen Mitarbeiterkommunikation, die einen hohen Rücklauf und somit belastbare Resultate gewährleisten soll. Bei der Erhebung sollten Sie darauf achten, DSGVO-konform und für die Befragten mit einem komfortablen Tool zu arbeiten, um die Teilnahme zu erleichtern. Eine professionelle Auswertung gehört ebenso zur erfolgreichen Durchführung, wie eine fundierte und übersichtliche Ergebnisdarstellung, um Management, Personal- und Führungskräften am Ende eine wertvolle Entscheidungsgrundlage präsentieren zu können.
Welche Fragen sollte ich in einer Mitarbeiterbefragung stellen?
Inhaltlich orientieren sich Ihre Fragen an den Zielen, die Sie mit der Umfrage verfolgen. Dazu ist es hilfreich, die Ziele aufzuschreiben, intern abzustimmen und final festzumachen. Dann geht es um die Operationalisierung, also die Übersetzung der Ziele in konkrete Fragen. Die Fragebogenkonstruktion im Rahmen von Mitarbeiterbefragungen ist ein Handwerk, bei dem es darum geht, verschiedene Qualitätsanforderungen zu erfüllen, wie z. B. eine verständliche und eindeutige Sprache und präzise Formulierungen. Achten Sie ferner darauf, geschlossene und offene Fragen in Ihrem Fragenkatalog zu berücksichtigen – beides ist wichtig und macht einen guten Fragebogen aus.
Wie viele Fragen sollte man bei einer Umfrage stellen?
Sie sollten versuchen, nicht mehr als 70 Items/Fragen zu präsentieren. Ansonsten gibt es erhöhte Abbruchquoten, sogenannte Durchklicker und Ermüdungseffekte, welche die Resultate verwässern können. Achten Sie auch darauf, nur einige offene Fragen zu stellen und den Großteil mit geschlossenen Fragen zu gestalten.
Wie lange sollte eine Mitarbeiterbefragung dauern?
Ideal ist ein Befragungszeitraum von 2 Wochen, je nach Rücklauf sollte man dann operativ eine Verlängerung in Betracht ziehen. Generell gilt, je mehr Mitarbeiter, desto größer das Zeitfenster. Der Befragungszeitraum sollte zudem nicht in den Ferien- oder Urlaubszeiten liegen.
Was muss ich beim Datenschutz und bei der Anonymität beachten?
Ihre Mitarbeiterbefragung sollte DSGVO-konform durchgeführt werden und die Identität des einzelnen Mitarbeiters muss geschützt bleiben. Nur dann können Sie erwarten, ein offenes und ehrliches Feedback zu bekommen. Wie Sie mit den Daten umgehen, sollten Sie vorab umfänglich kommunizieren und für Fragen dazu zur Verfügung stehen. Eine interne Informationsveranstaltung dazu kann hilfreich sein, um die Durchführung der Mitarbeiterbefragung zu erläutern. Die Anonymität wird vor allem durch Anonymitätsgrenzen gesichert, was bedeutet, dass eine Organisationseinheit eine Mindestanzahl an Mitarbeitern beschäftigen muss oder dass eine Mindestanzahl an Antworten vorliegen muss, um die Ergebnisse auszuweisen. Hier empfiehlt sich auch die Kooperation mit einem externen Anbieter von Mitarbeiterbefragungen wie PHIMEA, der dem Unternehmen keine Rohdaten zur Verfügung stellt und somit das Vertrauen in die Befragung stärkt.
Wie motiviere ich meine Mitarbeiter, an einer Mitarbeiterbefragung teilzunehmen?
Das ist eine außerordentlich wichtige Frage, die immer wieder auftaucht. Vertrauen und eine gute Kommunikation ebnen den Weg für eine hohe Motivation, an der Befragung teilzunehmen, um selbst als Mitarbeiter etwas bewegen zu können. Unternehmen, die schon eine gewisse Befragungstradition etabliert haben und verantwortungsvoll mit den Ergebnissen umgehen, können sich auf hohe Rücklaufquoten verlassen, da die Belegschaft gelernt hat, dass die Befragung auch in ihrem Sinne ist. Stellen Sie bei der Vorabkommunikation den Nutzen für die Mitarbeiter selbst heraus und gewährleisten Sie Anonymität und ausreichenden Datenschutz. Auch sollte es den Mitarbeitern möglich sein, wann und wo sie möchten, an der Befragung teilzunehmen – z. B. auch von zuhause aus oder unterwegs mit dem Smartphone.
Mit welcher Häufigkeit sollte eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt werden?
Für ganzheitliche, etwas größere Befragungen ist je nach Branche ein Turnus von 1 – 2 Jahren empfehlenswert. Sollte es zwischendurch kritische Ereignisse, wie hohe Fluktuation, Umstrukturierungen oder Verlust an Marktanteilen geben, sollte auch über eine Befragung nachgedacht werden, um den internen Blick zu schärfen und Gründe für kritische Entwicklungen aufzudecken.
Auswertung von Mitarbeiterbefragungen
Bei der Auswertung von Mitarbeiterbefragungen ist es wichtig, nicht zu voreilig Schlüsse zu ziehen, sondern die Analysen fundiert und sorgfältig vorzunehmen, um dann die richtigen Schlüsse abzuleiten. Daher sollte die Auswertung nicht nur einfache Analysen umfassen, sondern auch gezielte Vergleiche auf Abteilungs- oder Standortebene ermöglichen. Darüber hinaus bietet die Berechnung weiterer Kennzahlen und Indizes einen vertieften Erkenntnisgewinn durch spezielle statistische Techniken. Sie ermöglichen Aussagen über den Handlungsdruck in bestimmten Themenfeldern, identifizieren Trends und verdichten die Ergebnisse. Besonders wertvoll sind für mittelständische Unternehmen auch externe Benchmarks, um eigene Stärken und Schwächen gezielt identifizieren zu können und daran im Nachgang zu arbeiten.
Weitere wichtige Faktoren zur Auswertung von Mitarbeiterbefragungen finden Sie in den Antworten der folgenden häufig gestellten Fragen:
Wie sollte ich die Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung auswerten?
Das ist ein komplexes Thema, da eine Auswertung nicht nur auf einfachen deskriptiven statistischen Analysen beruhen sollte, sondern auch fortgeschrittene und anspruchsvolle statistische Techniken eingesetzt werden sollten. Wichtig ist, die Ergebnisse nicht nur für die gesamte Organisation, sondern möglichst für einzelne Einheiten, wie Standorte, Bereiche oder Abteilungen darzustellen, um Unterschiede transparent zu machen und in den Follow-up Prozessen gezielt agieren zu können. Denken Sie auch daran, die Antworten auf Plausibilität zu prüfen und Anonymitätsgrenzen zu beachten. Und auch wenn die Analysen eine gewisse Tiefe und Komplexität aufweisen, so sollte die Ergebnisdarstellung möglichst grafisch einfach und intuitiv sein. Das erleichtert die nachfolgende Arbeit ungemein.
Was ist eine gute Rücklaufquote/Antwortrate bei einer Mitarbeiterbefragung?
Meistens gilt: Je größer das Unternehmen, desto schlechter der Rücklauf. In mittelständischen Unternehmen sollten Sie eine Rücklaufquote von mindestens 60 % erreichen, um eine ausreichende Belastbarkeit der Ergebnisse zu garantieren. Werte unter 50 % gelten als unzureichend, Werte über 80 % sind hervorragend. Bei den meisten Befragungen wird ein Rücklauf zwischen 50 % und 70 % erreicht. Je mehr, desto besser. PHIMEA bietet bezüglich des Rücklaufs standardmäßig ein externes Benchmarking für kleine und mittelständische Unternehmen.
Welche Maßnahmen sollte ich aus den Ergebnissen ableiten?
Wichtig ist, zwischen generalistischen Maßnahmen und gezielten Interventionen zu unterscheiden. Erstere werden meist zentral geplant und umgesetzt, da sie die gesamte Organisation betreffen – beispielsweise die Einführung einer neuen HR-Software oder eines neuen Arbeitszeitmodells. Gezielte Maßnahmen für bestimmte Tätigkeitsfelder, Unternehmensbereiche, Abteilungen oder Standorte hingegen sollten immer individuell auf Grundlage der Ergebnisse initiiert werden. So kann es sein, dass 3 von 5 Führungspersonen bezüglich ihrer persönlichen und sozialen Kompetenz sehr gut durch ihre Mitarbeiter bewertet werden, die anderen beiden jedoch kritische Ausprägungen zeigen. Dann ist es nur für diese Führungskräfte nötig, sie entsprechend zu coachen oder sie anderweitig zu unterstützen, während die anderen hier eine offenbar ausreichende Kompetenz zeigen. Denken Sie daran, Maßnahmen zu priorisieren und deren Umsetzung zu protokollieren als auch den Erfolg zu kontrollieren.
Wie kommuniziere ich die Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung richtig?
Klassisch werden die Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen top-down kommuniziert, also vom Management, über Führungskräfte bis zur Belegschaft. Eine typische Fehleinschätzung besteht darin zu glauben, dass die Mitarbeiter nur wenig Interesse an den Ergebnissen haben – das Gegenteil ist der Fall. Sie sollten aber nicht den Fehler machen, Auswertungen zu ausführlich bereitzustellen, sondern diese kurz, knapp und übersichtlich präsentieren. Üblicherweise bekommen die Mitarbeiter die Resultate ihrer Einheit und der Gesamtorganisation vorgestellt, um Vergleiche zu ziehen und eigene Maßnahmen abzuleiten. Je nachdem welchen Grad der Mitbestimmung Sie zulassen, können Sie die Mitarbeiter in die Folgeprozesse aktiv einbinden, um noch mehr Teilhabe zu ermöglichen.
Was sollte nach einer Mitarbeiterbefragung getan werden?
Arbeiten Sie mit den Ergebnissen der Mitarbeiterumfrage! Nach Abschluss der eigentlichen Befragung sollten Sie kurzfristig in die Ergebniskommunikation einsteigen, sich mit Führungspersonen und anderen Personalverantwortlichen austauschen und aktiv in die Follow-up Phase einsteigen. Je nachdem, welche Kapazitäten und Ressourcen Sie haben, ist es nun an der Zeit, konkrete Maßnahmen abzuleiten und umzusetzen. Hier gibt es im mittelständischen Umfeld teils sehr unterschiedliche Ansätze. Während manche Unternehmen alles recht zentralistisch angehen, geben anderen Organisationen gerade bei dezentralen Strukturen, den Führungskräften und Mitarbeitern vor Ort an den Standorten die Möglichkeit, selbst Maßnahmen zu entwickeln und deren Erfolg zurückzumelden. Vorteilhaft ist es, wenn ein fester Ansprechpartner im Unternehmen die Arbeit der Führungspersonen mit den Ergebnissen unterstützt und somit interner Experte für die Follow-up Phase wird.
Die Rolle des Betriebsrats bei Mitarbeiterbefragungen
Letztlich geht es bei einer Mitarbeiterbefragung auch darum, den Betriebsrat entsprechend zu informieren und einzubinden.
Was Sie darüber wissen sollten:
Welche Rolle spielt der Betriebsrat bei einer Mitarbeiterbefragung?
Der Betriebsrat hat an Mitarbeiterbefragungen üblicherweise großes Interesse, geht es doch am Ende um die Belange der Beschäftigten. Der BR sollte über den Prozess gut informiert sein und kann auch inhaltlich Input zu Fragen liefern, da er über Themen und Sorgen der Mitarbeiter informiert ist, die diesen unter den Nägeln brennen. Besonderen Fokus legt der Betriebsrat meist auf die Einhaltung von Anonymität und einen vertrauensvollen Umgang mit den erhobenen Daten. Auch die Bewertung der Arbeit des Betriebsrats selbst kann von Interesse sein. Günstig ist es immer, den BR frühzeitig in die Konzeption einzubinden und auf Vorschläge und Einwände einzugehen.
Wie ist der Betriebsrat bei geplanten Personalfragebögen zu beteiligen?
Der Betriebsrat ist oftmals sehr nah an den Beschäftigten und kennt deren Nöte und Sorgen. Diese Aspekte können dann in den Fragenkatalog mit einfließen und später ausgewertet werden. Manchmal möchte der BR aber auch nur über den Prozess und die einzelnen Schritte der Durchführung der Mitarbeiterbefragung unterrichtet werden bzw. hat ein Vetorecht bei bestimmten Inhalten.
Sie haben weitere Fragen?
Sprechen Sie uns an. Gerne beantworten wir Ihnen in einem unverbindlichen Gespräch Ihre Fragen zur Mitarbeiterbefragung.
